الفاتورة الإلكترونية هي أحد أهم التطورات التكنولوجية التي يشهدها العصر الحديث، حيث تشهد التكنولوجيا تطورًا سريعًا في مختلف المجالات ومن بين تلك المجالات التي تحولت بشكل كبير هو نظام إصدار الفواتير.
حيث كانت الفواتير التقليدية تعتمد على الورق والأقلام وتتطلب جهدًا كبيرًا لإصدارها وإرسالها، بينما الآن وفي ظل هذا التطور التكنولوجي الهائل أصبح الأمر أيسر وأسهل في نظام الفواتير الإلكترونية.
تابع معنا هذا المقال للتعرف على الفاتورة الإلكترونية وما المقصود بها، وما هي أهم فوائدها، وكيف تساعدك شركة سيف المستقبل الرائدة في الاستفادة منها.
تعريف الفاتورة الإلكترونية
هي طريقة حديثة لإصدار الفواتير الرقمية بصورة إلكترونية تعتمد على نظام إلكتروني وتشمل كل متطلبات الفاتورة الضريبية.
فهي تمكن الأفراد والشركات من إصدار الفواتير الرقمية من خلال الحاسوب والإنترنت بدلًا من استخدام الفواتير الورقية التقليدية.
ويتم إنشائها بشكل إلكتروني مما يوفر الجهد والوقت والأوراق اللازمة لإنشاء فاتورة تقليدية.
فوائد الفاتورة الإلكترونية
تعتبر الفواتير الإلكترونية ثروة تكنولوجية تقدم العديد من المزايا المهمة مثل تسريع العمليات وتوفير الوقت والجهد وتحسين عمليات التتبع والمراجعة.
وفيما يلي سوف نتحدث عن فوائدها بالتفصيل:
- تعمل على تسهيل وسرعة إصدار الفواتير وتوزيعها حيث يمكن إصدارها بضغطة زر واحدة وإرسالها مباشرةً إلى العملاء مما يزيد من كفاءة العمل وتحسين التواصل بشكل فعال.
- تأتي في أنظمة موثوقة تتيح لكل من الراسل والمستلم تخرينها ومراجعتها في أي وقت حيث يمكن الوصول إليها بسهولة عبر النظام الإلكتروني سواء من الكمبيوتر أو من الهاتف المحمول مما يوفر الوقت والجهد.
- تساعد في توفير الورق والأقلام اللازمين في إصدار الفاتورة التقليدية وبالتالي توفير مساحات تخزين هائلة للفواتير الورقية وتوفير الوقت والجهد اللازمين للبحث عن فاتورة ورقية.
- تعتبر صديقة للبيئة حيث توفر استخدام الورق والحبر والحاجة إلى الطباعة الورقية مما يقلل من استهلاك الموارد الطبيعية والحد من التأثير على البيئة مما يحافظ على استدامة النظام البيئي.
- تعتبر أكثر أمانًا من الفواتير الورقية حيث توفر الأنظمة الإلكترونية شفرات حماية خاصة تحمي المستندات مما يقلل من خطورة التعقب أو فقد البيانات أو التلاعب بالفواتير والوثائق المهمة.
- أيضًا فهي سهلة التتبع والتحقق بسهولة ويسر من خلال السجلات الإلكترونية المتاحة مما يزيد من مصداقية العمليات المرجعية بشكل سليم.
أنواع الفواتير الإلكترونية
يوجد نوعان من الفواتير الإلكترونية سوف نوضح كل منهما فيما يلي:
- الضريبية: وهي فاتورة إلكترونية يتم إصدارها وإرسالها من منشأة إلى منشأة أخرى وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
- الضريبية المبسطة: وهي فاتورة إلكترونية يتم إصدراها من منشأة إلى فرد وتحتوي على عناصر أساسية للفاتورة الضريبية المبسطة.
اقرأ أيضًا هل أنا ملزم بالفاتورة الإلكترونية؟
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية
- الإصدار والحفظ: وهي خاصة لكل شخص يخضع للائحة الفوترة الإلكترونية والنائب عن المكلف بإصدار الفاتورة، ويتم الإصدار بشكل مشابه لإصدار الفواتير عامةً ولكن بشكل إلكتروني وتشمل كل عناصر الفاتورة.
- التكامل: بمعنى أن يتكامل الحل الإلكتروني لإصدار الفواتير مع هيئة الزكاة والجمارك والضريبة، ويتم إصدار الفواتير بصيغة معينة مطلوبة.
كيف تساعدك شركة سيف المستقبل على الاستفادة من الفاتورة الإلكترونية؟
حرصت شركة سيف المستقبل على إصدار برنامج كافي وهو من أفضل برامج نقاط بيع الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
ويتميز بالعديد من الخصائص التكنولوجية المهمة، والتي تتمثل في التالي:
- يقدم حلول فعالة لنقاط البيع المتقدمة التي تساعد في عمليات إدارة الهيئات والشركاء في مجالات البيع بالتجزئة والضيافة.
- يطابق المواصفات الخاصة لهيئة الزكاة والدخل والجمارك والضرائب.
- كما يساعد في إصدار تقارير مفصلة عن كل الفروع وإدارة المخازن بشكل دقيق.
- يربط بين عمليات البيع المختلفة سواء كانت خدمات التوصيل أو مبيعات.
- يساهم في تنظيم عمولات الموظفين.
- يساعد على إدارة كل الفروع ومراجعة المبيعات.
- يعمل على ضبط وتقسيم أدوار العاملين في كل القطاعات.
- يساعد على إدخال البيانات التي تخص العمال والموردين والأصناف على برامج مثل الاكسيل.
- يعمل أيضًا على توفير إمكانية استخراج البيانات بشكل سلس.
- يساهم في وضع الاختبارات التي تسهل تدريبات الموظفين الجدد.
- يناسب كل الهيئات مثل الحكومات والمستشفيات والشركات وغيرها.
- كما يساعد في تعقب الشحنات وإرسال التنبيهات وتتبع الفواتير.
- يرسل تنبيه عند وصول الحد الائتماني إلى الحد المسموح له بالسحب وعدم السماح لعمليات بيع أخرى.
- يضيف الموردين الجدد.