تعتبر الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية والتي تعرف بمرحلة الربط والتكامل من أبرز أساليب التطور التكنولوجي، وذلك فيما يخص الامتثال الضريبي، وهي تلزم الشركات بربط أنظمتها بشكل مباشر مع الهيئة الضريبية؛ وذلك بهدف التحقق من الفاتورة الإلكترونية فورًا، وبالتالي ضمان دقة البيانات واستيفاء المعايير، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية، وكيف تساعد سيف المستقبل الشركات على الاستفادة منها.
ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية؟
تعتبر الفاتورة الإلكترونية وثيقة تجارية يتم إصدارها وإرسالها واستلامها عبر الوسائل الإلكترونية، وهي تستخدم لتوثيق العمليات الخاصة بالبيع والشراء عبر الإنترنت بين أطراف العملية التجارية، وتتضمن العديد من التفاصيل الخاصة بعملية البيع والشراء، والتي من بينها: المنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة، الكمية، السعر، المبلغ المستحق، ومعلومات طرفي العملية التجارية.
أهمية الفاتورة الإلكترونية
تكمن أهمية الفاتورة الإلكترونية في أنها تعمل على تحسين العمليات التجارية، وبالتالي زيادة الكفاءة والشفافية بين طرفي العملية، ومن أبرز فوائد الفاتورة الإلكترونية:
- تقليل الأخطاء: وذلك لأن الفاتورة الإلكترونية تقلل من الأخطاء التي تنتج عن المعاملات اليدوية، وبالتالي تساهم في تقديم معلومات دقيقة لكل من طرفي العملية التجارية.
- التكلفة والوقت: تساعد الفاتورة الإلكترونية على توفير الوقت والجهد اللازمين للطريقة التقليدية لتسجيل الفاتورة، وذلك من خلال تسريع عملية إرسال واستلام الفواتير الإلكترونية بشكل فوري.
- الامتثال الضريبي: يساعد نظام الفاتورة الإلكترونية الشركات والمؤسسات على الامتثال لقوانين الضرائب، وذلك يتم بشكل أكثر سهولةً عن طريق تقديم الفواتير بشكل تلقائي إلى هيئة الضرائب.
- الاستدامة البيئية: يساهم نظام الفوترة الإلكترونية على حماية البيئة، وتحسين استدامة الأعمال، وذلك من خلال تقليل استخدام الورق اللازم للفاتورة التقليدية، وبالتالي الحفاظ على الموارد البيئية.
- التخزين الإلكتروني: وهو من أهم فوائد الفاتورة الإلكترونية، وذلك حيث أنه من السهل الاحتفاظ بنماذج الفواتير الإلكترونية رقميًا، وحمايتها من الفقد أو الضياع، وبالتالي سهولة الوصول إليها وتنظيمها.
- التتبع والشفافية: يتيح نظام الفاتورة الإلكترونية تتبع إعداد الفاتورة في كل مرحلة، وبالتالي تعزيز الشفافية وتقليل فرص الاحتيال، والحد من فرصة حدوث أي أخطاء يدوية، وزيادة دقة العمل.
ما هي الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية؟
الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية أو ما تعرف باسم “الربط والتكامل”، وهي مرحلة متقدمة من تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية التي قامت الهيئات الضريبية بإطلاقه في بعض الدول، والتي منها السعودية، وهي تشمل ميزات إضافية أكثر من المرحلة الأولى.
في الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية يتم الربط مباشرةً بين أنظمة الفواتير الإلكترونية للشركات والهيئة الضريبية، وبالتالي السماح بتبادل البيانات الفوري بشكل أكثر حكمةً وشفافيةً.
تهدف المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية إلى استخدام التكنولوجيا الحديثة في تحسين عملية إصدار الفواتير الإلكترونية، وبالتالي تحقيق المزيد من الفوائد، والتي منها تقليل التكاليف، زيادة الكفاءة، وتتبع الفواتير وتحليلها، وأيضًا تحقيق التوافق بين الفاتورة الإلكترونية والقوانين واللوائح المتعلقة بها في كل دولة.
آلية عمل الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية
تعتمد آلية عمل الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية على التكامل والربط المباشر بين أنظمة الفوترة لدى الشركات والهيئة الضريبية، وفي السطور التالية سوف نتعرف على آلية عمل الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية بالتفصيل.
1- إصدار الفاتورة
يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية بعد أن تقوم الشركات بإنشائها، ويتم إصدارها من خلال نظام فوترة إلكتروني معتمد مثل نظام ERP، ويجب أن تحتوي الفاتورة الإلكترونية على البيانات الأساسية مثل الرقم الضريبي، المبلغ الصافي، نسبة الضريبة، المبلغ الكلي، ورمز الاستجابة السريعة QR Code.
2- التحقق والربط مع الهيئة الضريبية
بعد أن يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية يتم إرسالها إلكترونيًا إلى الهيئة الضريبية، وذلك من خلال واجهة برمجة التطبيقات API الخاصة بهم، ومن ثم تقوم الهيئة الضريبية بمراجعتها والتحقق منها، وذلك وفقًا للمعايير المحددة مثل مطابقة المعلومات الضريبية وصيغة الفاتورة.
من خلال التعاون مع شركة سيف المستقبل سوف تتمكن من تطوير أنظمة الفوترة الإلكترونية، وذلك بما يتوافق مع متطلبات الهيئة الضريبية، وتشمل إصدار الفواتير والتحقق منها، وكذلك ربط الأنظمة مع الهيئة الضريبية بشكل مباشر.
3- الحصول على موافقة الهيئة
في حالة كانت الفاتورة الإلكترونية صحيحة ومستوفية للشروط تقوم الهيئة الضريبية بإصدار إشعار بالموافقة على الفاتورة الإلكترونية، وبالتالي تقوم الشركات بإرسال الفاتورة إلى العميل، وإن كان هناك خطأ في الفاتورة ترفضها الهيئة الضريبية، وتطلب مراجعتها وتصحيحها.
4- إرسال الفاتورة إلى العميل
بعد أن توافق الهيئة الضريبية على الفاتورة الإلكترونية يتم إرسالها إلى العميل، وذلك من خلال البريد الإلكتروني أو أي وسيلة إرسال أخرى أو أنظمة تبادل بيانات إلكترونية، بالإضافة إلى أنه يمكن للعملاء التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية، وذلك من خلال عبر رمز الاستجابة السريعة QR Code المدمج.
5- التخزين والتوثيق
بعد إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل يتم جمع الفواتير وتخزينها بشكل آلي في أنظمة الشركات، وأيضًا في أنظمة الهيئة الضريبية، وبالتالي سهولة الوصول إليها في أي وقت، بالإضافة إلى أنه يتم الاحتفاظ بالبيانات لفترة محددة؛ وذلك لضمان الامتثال الكامل للوائح والقوانين.
6- التقارير والمتابعة
تتمكن الهيئة الضريبية من الحصول على تقارير دقيقة وفورية حول جمع الفواتير الإلكترونية الصادرة من الشركات، وبالتالي تعزيز مراقبة النشاط التجاري والتحصيل الضريبي، بالإضافة إلى أن الشركات يمكنها متابعة الفواتير الإلكترونية، وتقديم تقارير ضريبية بشكل أكثر سهولةً ودقةً.
أنواع الفواتير الإلكترونية
بعد أن تحدثنا عن آلية عمل الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية بالتفصيل لنتحدث عن أنواع الفواتير الإلكترونية، وهي كما يلي ذكره.
النوع الأول/ الفاتورة الضريبية
الفاتورة الضريبية هي الفاتورة الأساسية التي يتم استخدامها في المعاملات التجارية بين الشركات والأفراد، وتشمل الفاتورة الضريبية كل البيانات المطلوبة تبعًا للائحة الفاتورة الإلكترونية التي تم إصدارها من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومن البيانات التي يتم إدراجها في الفاتورة الإلكترونية:
- الرقم الخاص بالفاتورة الإلكترونية.
- تاريخ إصدار الفاتورة الإلكترونية.
- اسم البائع.
- رقم التسجيل الضريبي للبائع.
- اسم المشتري.
- رقم التسجيل الضريبي للمشتري (إن وجد).
- أوصاف المنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها.
- كمية المنتجات أو الخدمات.
- سعر الوحدة من كل منتج أو خدمة.
- القيمة الإجمالية للفاتورة الضريبية.
- ضريبة القيمة المضافة.
- الخصومات أو الرسوم الإضافية.
النوع الثاني/ الفاتورة الضريبية المبسطة
الفاتورة الضريبية المبسطة هي فاتورة مختصرة، وتم تخصيصها للاستخدام في المعاملات البسيطة، والتي لا تتجاوز قيمتها 3000 ريال سعودي، ولا تتطلب الفاتورة الضريبية المبسطة كل البيانات التي تتضمنها الفاتورة الضريبية الشاملة، ومن البيانات التي تتضمنها الفاتورة الضريبية المبسطة:
- الرقم الخاص بالفاتورة الضريبية المبسطة.
- تاريخ إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة.
- اسم البائع.
- اسم المشتري (اختياري).
- أوصاف المنتجات أو الخدمات التي تم تقديمها.
- القيمة الإجمالية للفاتورة الضريبية المبسطة.
- ضريبة القيمة المضافة.
سيف المستقبل والاستفادة من الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية
تلعب شركة سيف المستقبل دورًا مهمًا في دعم الشركات من أجل الامتثال لنظام الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية، وذلك من خلال تقديم حلول تقنية وتسويقية متخصصة، ويتم ذلك عبر النقاط التالية:
- توفير حلول تقنية لتطوير وبرمجة أنظمة الفوترة الإلكترونية، وذلك بما يتوافق مع متطلبات الهيئة الضريبية.
- تطوير أنظمة الفوترة الإلكترونية لكي تشمل القدرة على إصدار الفواتير، التحقق منها وربطها مع الهيئة، وذلك من خلال واجهة التطبيقات.
- توفير طرق تقنية تهدف إلى ربط نظام الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية مع أنظمة إدارة الموارد ERP.
- تقديم خدمات الدعم الفني بشكل مستمر؛ وذلك لضمان عمل نظام الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية بسلاسة دون انقطاع.
- تحديثات مستمرة لنظام الفوترة الإلكتروني؛ وذلك لضمان مواكبة الأنظمة لأي تعديلات أو تحديثات جديدة في اللوائح.
- تقديم استشارات للشركات حول كيفية الالتزام بالقوانين والمتطلبات الضريبية، وذلك عن استخدام الفاتورة الإلكترونية.
- توفير الحملات التسويقية اللازمة للحلول المتعلقة بنظام الفاتورة الإلكترونية، وذلك من خلال تعريف العملاء بأهمية الالتزام بهذا النظام.
- تقديم حلول تقنية وأدوات تحليلية تساعد الشركات على تتبع وتحليل التقارير المتعلقة بالفواتير الإلكترونية، وبالتالي اتخاذ القرارات اللازمة.
- تسويق الأنظمة والبرامج المتعلقة بالفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية، وذلك من خلال تحسين محركات البحث، ووسائل التواصل الاجتماعي.
ختامًا نكون قد تعرفنا على الفاتورة الالكترونية المرحلة الثانية وآلية عملها، وكيف تساعدك سيف المستقبل على الاستفادة من نظام الفوترة الإلكتروني الجديد، تواصل معنا من خلال الرقم التالي: 541172470